報告、連絡、相談が大切！
良く口酸っぱく就労移行支援や訓練するところで言われることありますよね。
ひらくでも『ほっと一息ビジネスマナー講座』にて触れさせていただきました。
望ましい報連相って？
ここで一番伝えたいことは、
『報連相は過剰なくらいがちょうどよい』
です。
という抵抗がある方も多いですが、そのような意識を持って
日々の業務に取り組むことが、良いことを招く確率も高まってくると思います。
報連相がなかなか職場でできなくて・・・
っていうよりも
報連相をしすぎて・・・
っていう方が、
職場の方も軌道修正をかけやすいし
何より、コミュニケーションを自分から取りに行くという大きなハードルをクリアしているということです。
そして、過剰なことで単純接触効果でその方とのコミュニケーションも必然的に増え、その方について知る機会が増えてくると思います。
過剰すぎることのデメリットもありますが
関係を早期に気付きやすい、サポートを受けやすいという強烈なメリットがあるはずです。
報連相の負のループに入ると危険
相談しようと思っても、相手の方に迷惑がかかるのではないか
今は自分でどうにかした方が良いと思う
相談しようと思って動こうとすると、
話しかけづらくて、結局自分で進めてしまう。
結果伝えられずに自分も困る。
そうすると次にもっと聞きづらくなってしまう。
聞けない・・・
コミュニケーション取れない・・・
という負のループに入ってしまうこともある・・・
しんどい・・・
ここで、
報連相の詳細に触れていきたいと思います。
報告・連絡・相談とは
報連相とは、報告と連絡と相談をわかりやすくほうれん草とかけた略語になります。知っていましたか？・・・すみません。
メリットを考えてみると・・・
- 相手との信頼を勝ち取れる
- ミスやトラブルが減る
- 仕事が円滑に進む
- 人間関係が円滑に進む
自分にとっても、相手にとってもメリットがある行為が『報連相』です！
『報告』を網羅する
報告とは、上司からの指示や指令に対して、部下が経過や結果を知らせること
これができていないと・・・
・上司に指示された業務の進捗を報告していない
⇒上司が「どうなったんだろ」と不安に陥り、その分の管理コストがかかってしまいます。
・クレームが発生したけれども、報告をしていない
→後手に回る為、上司の責任が増える、被害を最小限に抑えらず、大変なことに…
・業務の進行に変更があったが、変更点を報告していない
→何かあった時に上司が対応できない
どんな時に報告が必要なのだろうか
- 指示された仕事が終わった時
- 進捗状況の中間報告
- 仕事の進め方に変更が必要な時
- ミスをしたとき
口頭での報告の仕方のポイント
- 報告は、指示を出した本人に対して行う
- まずは結論を報告する。経過や原因の説明は結論の後に
- 事実をありのままに報告する
- 曖昧な言い方や間違いやすい表現はしない
- 自分の意見や感想・推測は報告の最後に、相手に断ってから
タイミングや相手の顔色を伺って・・・ということもありますが
思い切っていくと意外とできる！なんて思うこともあるかもです。
お次は報連相の連、連絡に行きます！
『連絡』を網羅する
連絡とは、情報を関係者に知らせることです。
自分の意見や憶測は入りません。
連絡ができていないと…
・打ち合わせ時間を当日になって連絡した。
→当日の仕事を該当者がコントロールできないのでとてもつらい…
・遅刻してしまった際に事前連絡をしていない
→一緒に働いている方が不安になる、相手の時間を削ってしまいます。
・手がけている仕事に変更点があったが、連絡（周知）していない。
→ズレが生じ、後々に手直しが必要になってきてぎこちなくなってしまいます。
連絡の受け方
- まず最後までよく聞く
- 不審な点は質問し、納得いくまで教えてもらう
- 復唱しながら確認する←意外としない方が多いがすごく良いと思います
- メモを使ってポイントを確認する
- わかったときは「承知しました」などとはっきりと答える
連絡の送り方
- 一言挨拶をする「失礼します」「今、お時間よろしいでしょうか」
- 用件を述べる
- 結論を先に述べるように意識する
- 相手に伝わったかどうか確認する
- 相手の了解を得る
『相談』を網羅する
相談とは
判断に迷う時、意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうこと。
相談ができていないと・・・
・わからないことがあったが、相談せず勝手に業務を進めた
→違っていたら業務やり直しの可能性有
・誰にも相談せずに、1人で独断で作業を進めた
→心配になりますよね・・・
・目標が達成しなさそうだったが、相談せずに進み目標が未達成だった
→上司の責任問題へ発展する可能性が・・・
【相談のポイント】相談しながら仕事を進める
仕事はチームで動きます。
自分ひとりで判断せず相談します。とくに新人は小さなことでも、相談することを習慣づけましょう。
【相談のポイント】相談しながら仕事を進める
仕事はチームで動くことが多いです。
自分一人で判断しすぎず、迷った時は相談していきましょう。
習慣づけておくと楽ですよね。
【相談のポイント】ミスしたときも正直に語る
そのままにしていると、大変なことになります。
まとめ
報連相は自分にとっても、相手方にとっても
お互いが意思疎通を取り合いながら、お仕事環境や健やかさが増えて
悪いループではなく、良いループになってくるのではないでしょうか。
日々の訓練の中でスタッフとの報連相の機会は日々あります。
その中で抵抗感、してはいけないのではないかという不安感を
やってみることで一歩何か変われるといいなと思います。
いつでも連絡お待ちしております(‘◇’)ゞ
それでは、また！
この記事を書いたのは
支援員：サムガリ
就労・自立支援ひらく
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