【ミス多発な方必見】事務仕事で飛躍的に正確性を高める方法

2024 1/10

2024年1月10日

見返しても見返しても

はっと気づく、間違い、ミス経験ありませんか。

自分では完璧にやったつもりでもほころびって出てくるなぁなんて思ったり

仕事をしていく上で大事な事は

速度より正確性。

速度は後からついてくるもので正確性を持って仕事を進めることが

どの視点からでも効率的であることは確かだと思います。

就労・自立支援ひらくでは、事務職や座り仕事を目標に訓練されている方が多く在籍されています。

そういうこともあり、

今回は、

正確性を飛躍的に高めるための方法をご紹介いたします。

と、その前に

サムガリも事務仕事で陥りがちなミス

・捉え方による認識ミス

Aだと思ってやっていたらBだということが終わった後判明してしまい、衝撃。

・自分の作業能力が追い付かないことによる許容量オーバーによる混乱

やることはわかるのだけれども、頭での処理が追い付かない衝撃

・誤字や脱字、変換ミス

自分ではやれているつもりでも、出力してみたら誤字や脱字がつらつらと出てくる。その発覚したときの衝撃ははかりしれません。

・自分で勝手に解釈してしまう

どっちかなと迷ったところを勝手に自分で判断して進めてしまい、後々になって違うことを言い渡される衝撃

・期日にやるべきことを忘れてしまう

そもそも作業の存在を意識外に置いてしまい、なかったことにしてしまう忘却の衝撃。あとから思い出したときの冷や汗とぞわぞわ感たるや・・・

最近の私の私生活のミスはというと←誰も欲していない

・卵焼きを作る際に砂糖と間違えて、塩を入れてしまった

・ガリガリくん買ったと思ったらガリ子ちゃんだった

・ボディソープを使っていたとき、ぬるぬるでよく見たらシャンプーで体を洗っていた

数を挙げたら限りがなさそうなので、この辺で止めておきます…

様々な角度から出てくるものかと思います。

少しサムガリに親近感がわいてきましたでしょうか。

人間なので、機械ではないですし、エラーが出るのは仕方ないことですが、

ミスの種類を分析していきます。

ヒューマンエラーのミスの種類

①指示段階による受け取り方のミス

作業を把握する段階で受け取り方がズレてしまうときに生じるミス

認識のお互いのすり合わせが十分に行われていなかった場合に生じることが多い

②うっかり型ミス

期日にやるべきことを忘れてしまうことや

段取りに沿って作業を行うべきところをある工程を抜いてしまう

作業に必要なことを忘れてしまうことなど

うっかりしていたことによるミス

③確認ミス

うまくできているという思い込みから生じるミス

誤字や脱字、変換ミスが出てくる

自分で迷った点を自分で解釈して進めてしまう

事務仕事のミスの解決法/対処法

大きなテーマは『確認』です。

①指示段階による受け取り方のミス

・指示を頭で理解するのではなく、メモを取り控えておく

・口頭による確認を指示者に行うこと

・進捗状況を報告し、進んでいる道が間違っていないか伝える

②うっかり型ミス

・作業工程を確認する

・可視化できるものを作成、または準備しリマインドを徹底する

・抜けがないか確認の習慣づけ

・完璧にできていると思いこまない、ミスはあるはずだと細心の注意をはらう

③確認ミス

・見直しを習慣づける

・セルフチェック法を編み出す

・思い込みを抜いて客観的な視点で確認する

・一つ一つ丁寧に行う姿勢

などが挙げられると思います。

確認や報告連絡相談などをこまめに行いながら進めていくことが大切です。

また、自分なりのセルフチェック法も編み出すことや

そもそも正確性を高める練習を行うことで改善できるきっかけをつかめるのではないでしょうか。

就労・自立支援ひらくでは

事務仕事を行う上で正確性や報告連絡相談スキルや繰り返し作業を行う集中力などをトレーニングする為に

「事務作業実践ジム」を実施しています。

そこで使用したものを例にセルフチェックについて考えていきたいと思います。

事務職で正確性を高めるために具体的にできること

上記のような間違いを見つける照合作業を実施してもらった時がありました。

日々趣向の違う事務作業を実施していただいているのですが…

間違いが一つもないように間違いを探していくという作業です。

読めない点や不明なところ、判別がつかないところがあれば担当に聞きに行くという形で進めていきます。

また、完全にできたと思ったら、担当に提出しにいきます。

回数を重ね

担当していて感じたことわかったことがあります。

また、実は完璧でした！という方がこれまで一回あったかなかったかくらいで

必ずほころび（間違いがある場合はほころびと呼んでいる）があります。

要因として

・自分で解釈して先を進めてしまう

→

担当へ確認をすることで防ぐことが可能

・単純なケアレスミス

→

セルフチェック法を見直すこと

独自のセルフチェック法をされている方も多くいました。

上から順番に確認するのではなく、逆から見直ししている

指でなぞりながら見直しする

線で該当箇所にチェックを入れながら見直しする

ぶつぶつ唱えながら見直しする

一つやるごとに見直しして最後にもまた見直しをする

ダブルチェック、トリプルチェック、見直しを何周も行う

工夫して取り組まれながら

そもそものほころびがないようにすすめることに慣れて

正確性を高めて、日々事務スキルを高め、気付きを深めていっております。

何か、ヒントになったところありましたでしょうか…

まとめ

正確に作業を進めるという意識を持つだけでも行動や成果に影響してくるはずです。

ミスはつきものですが、防ごうと思えば防げることはあるはずです。

それはちょっとした工夫なのか、意識なのか、経験なのか

どれも兼ね合いのある状況だと思います。

ただその姿勢を持つだけでも、ひとつの作業だけではなく

責任感や仕事に対するプロ意識も生まれてくるのではないでしょうか。

あとは何より

ミスがないと嬉しいですよね。

よっしゃ！となりますよね。

腕かちあげガッツポーズあげられるように

訓練や日々の気付きを深めながら

健やかな就職目指していきましょう(‘◇’)ゞ

そんな就労・自立支援ひらくの訓練・支援内容はこちらから

事務作業関連では以下の記事では、書類作成のコツをご紹介しております!!!ご参考くださいませ。

この記事を書いたのは

支援員：サムガリ

就労・自立支援ひらく

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この記事を書いた人

就労・自立ひらく

あなたの不安・悩みを真摯に向き合い、一緒に考るのが私達です。
「ひらく」に通うと、自分以外に自分の事を考えてくれる人が圧倒的に増えます。
社会人になると自分にアドバイスしてくれる人がいなくなりますから「ひらく」に通っている2年間は非常に貴重な時間となると思います。
就職支援はもちろんですが、これからの人生が良くなるよう向き合います。
考え方→発言→行動→習慣→性格→運命が変わるきっかけになると思います。