WordやExcel、PowerPointその他事務ツールで
書類や資料を作成する場面は多いのではないでしょうか。
事務職といえば、ひらく!!!
という訳ではないですが、障害者雇用、事務職での就職者が多いひらくでは
やりやすい仕事への取り組み方はやっぱり実際にあったりします。
そう思うけど難しいんだよなぁ
思うは易し行うは難しなのですが、
- 資料作成に凝りすぎてめちゃめちゃ時間かかる
- 書類を作成して出来上がったものを提出したら指示をもらっていたものとは方向性が違うものでやり直しになった
- どこまでのクオリティで仕上げたらよいかわからない
- 途中で進め方がわからなくなってしまう
事務職で資料作成で大切なことについて
より良い進め方についてご紹介します!!!
【事務職】資料作成で大切なこと
①何を盛り込む必要があるのか、盛り込む情報のポイントの確認
出来栄え良く資料や書類を作成しても
私事した内容が盛り込めていないと評価が得にくいです。
②納期から逆算してどの程度のものを作ればよいかという意識
完成するまでとことん取り組みたいことも多いと思います。
納期などがなかったら納期を確認する必要もあると思います。
たとえば、
「期日はまだまだ余裕があるので、できる時にやってください」
「これを2時間で今日中に作成してほしい」
など期日が様々な状況がありますよね。
前者の場合は急を要していない為
ゆっくり思うがままに作ればよいですが
後者の場合は、急いで作らねばなりません。
そこで大事になるのは、この作業の質をどこまで突き詰めればよいかということです。
より完璧なものにしようという姿勢は大切なことですが
任された期日までの時間を逆算した時
それができない場合もあると思います。
さらにどこまで突き詰めて作ればよいかというのは
指示者にしかわかりません。
限られた時間の中でできる質の見極めが大切だと思います。
期日や時間があると焦る気持ちや不安
雑多なミスが出てきて本領が発揮できないことも多いと思いますが
時間の中で自分がどこまでできるのかという自分のスキルを客観的に俯瞰してみること
経験値を増やしていく、回数をこなしていくことである程度見えてくることも多いのではないでしょうか(”ω”)ノ
㊙テクニックは進捗報告をすること
メンバーさんに話を聞くと
最後まで作成してから初めて確認をもらうという声が
多い傾向がありました。
より事務仕事を進めやすい取り組み方として
「途中、進捗を報告して確認してもらう」ことです。
つまり
途中までできた状態のものを「これでよいか」と確認の時間を割いてもらう
という方法です。
リスク管理、回避になりますが
最後までやって提出したら、全然求めらえているものと違うもので
やり直しを喰らうことはなるべく避けたいです。
本人も指示者も幸せになれません。
このリスクを回避する為にも
途中でも
これでよいですか？
こんな形で作っているんですけど、この時点で修正点などあれば教えてください
など確認をもらうと良いのではないでしょうか。
中には、いや、自分に余計な時間を割いてしまって
相手の時間を奪ってしまうということを考える方も多いですが
一番、両者にとってHAPPYにならないパターンになってしまうことの方が
ダメージが深くなってしまいます。
相手は何回も聞かれても、「しつこいなぁ、何度も聞かないでくれ」
と考えるよりかはむしろどんどん聞いてほしいという方も多いのではと・・・
あまりにも強烈な回数だと、聞き方もアドバイスいただけると思います。きっと。
まとめ
取り組み方や作業の進め方を通して
自分にとって、相手にとってWinWinになるように合理的に
自分ができることを一つ一つ取り組んでもらえるといいなと思います。
報連相という見方になるかもしれませんが、
障害者雇用を進めている事務職の企業さんからは
聞く力をすごく重宝されているように思います。
本人の障害特性や性格などから
苦手意識や困難さもあっていいと思います。
実際やってみることを重ねてみる
なぜそれが苦手なのか原因を探る、思い当たる最初の原因や体験ってどこにあったんだろう
と掘り下げてみることをしていくと
タイトルの通り、べた褒めされるビジネスマンになれるはずです!!!
それが自分にとっての働きやすさ
くわえて
仕事が上手くいくことで自信にもつながり
スーパーウルトラ良いループに入っていくことと思います。
ぜひ、一緒に相談、実践していけると嬉しいです。
遠慮なく相談、ご連絡お待ちしております!!!
こちらも併せてご覧あれ!!!
それでは、また!!!
この記事を書いたのは
支援員：サムガリ
就労・自立支援ひらく
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