冷やし中華、食べたいですね。
ということで
今回は電話対応についてです！！
よく耳にすることで
「電話対応は苦手なので、電話対応のない仕事を選ぶようにしています」
「仕事内容も、環境も自分にぴったりはまるものだけれど、電話応対が必要で…」
社会人でもアルバイトでも、電話応対は
仕事をする上で避けては通りにくい道も多い、
そんな気がします。
では、電話応対が苦手と言われる理由とは何なのでしょうか。
電話応対が苦手と言われる理由とは～ひらく調べ～
①言葉遣いが適切にできない
敬語は勿論、ビジネス特有の言い回しなど
適切な言葉遣いができなくて「苦手意識」が高まります。
②予期せずに来る為、慌てる
いつ来るかわからない恐怖と闘いながら待っていないといけません。
油断していて心の準備ができていない時に来ると焦燥感に駆られてしまうようです。
③相手の話が聞き取りにくい
電話の声を認識するのが苦手という方もいます。
聞き取りの時点で焦りが出てしまうことで苦手意識を持つ方もいます。
④情報を処理して迅速に答えられない
メールや手紙などの場合は考える時間がありますが、
電話は急を要することなどが多い為、
相手の用件を聞き、即座に、理解して答えないといけません。
⑤メモを取れない
話しながらメモを取るのが苦手な方もいます。
電話応対の苦手意識を克服するためには？
①準備をする
苦手意識は不安から生まれます。
「こうなったらどうしよう…」
「こうなったらうまくできない…」
不安に思うことを解消するための準備をしましょう！
- 電話応対マニュアルを作る
- 決まった言葉や言い回しを暗記する（最初の言い回しや、頻出フレーズなど）
②緊張しない環境作り
できるだけ緊張をしないように、リラックスしている状態を心がけます。
③実践をこなす
数をこなして、経験値を積んでいくことで慣れていきます。
苦手と感じられている方の多くが、数をこなされていない、経験が不足している方が多いのではないでしょうか。
就労移行支援ひらくの電話応対訓練とは
希望者に対して
責任感を持ってもらうことや
働くオフィスにいるイメージを持ってもらうこと
そして、自信をつけてもらうことを目的に
実践の場を設けています。
その前にスタッフによる電話応対研修を実施しています。
内容は以下の通り。
- 声のトーンの確認/練習
- 電話応対を何パターンかロープレを行う
- 実際に応対に出せるかどうかスタッフから合格が出れば、ひらくの実際の電話応対担当へ
担当となった方は決まった時間に実際に電話応対を行っています。
まとめ
実際に電話応対練習をやっていると、他のメンバーさんが気付き、「私もやってみたいです」という方も増えてきています。
更に実践していく中で必要と思われる、マニュアルや伝言メモをメンバーさんが積極的に作成されています。
電話応対を通して、働く意義や責任感をつけていっていけるといいですね！
現在、希望者募集中です！！
この記事を書いたのは
支援員：サムガリ
就労・自立支援ひらく
〒980-0801
宮城県仙台市青葉区木町通2-1-18
ノースコアビル６F
