Excelのグラフ作成に苦手意識がある方
グラフっていったい何なのだろうか…
グラフをもっと突き詰めていきたい！
そんな方向けに、先日の土曜に開催した
事務職として活躍する～Excelグラフソムリエ特訓回～
を実施いたしました。
その内容を簡単にお送りいたします！
グラフとは
パッと見でイメージしやすいように、数値を絵で表現したもの
・直観的に理解できる
・建設的且つ、生産性のある議論につながる
・分析ができる
テキストでExcelグラフを学ぶ上での盲点
テキストを眺めていると、
セル範囲A1：M17をもとに折れ線グラフを作成し、降水量のデータ系列を集合縦棒グラフに変更しましょう。
という問題が散見します。
あらかじめ、データがあって、どのグラフを使うかが指定されて
それを使うだけという形式の問題
グラフを作る為の細かい操作、使い方を学ぶという点においてはスキルは身に付きます。
ただ、その前に
このデータは一体何のためのデータなのか
グラフにする目的は何なのか
どのグラフを使うのが適当なのか
その点を考えることができていないことに気づきました。
具体的なグラフ作成スキルも大切ですが
良く見てみるとグラフって様々な種類のグラフがあって
どんな特徴があるのか、どんなデータの時にそのグラフは適しているのか
改めて考える機会ってないということに気づきました。
せっかく、事務職を目指して、Excelのスキルを身に付けていきたいという方も多いので
そういった、使えるではなく、使いこなせるようになるための一歩として
楽しくなってこれるように
その部分を追求していくことといたしました！
グラフを使いこなす神の工程
①データが作れるようになる
②グラフを作る目的を考えることができる
③適切なグラフの選別ができる
④グラフを思い通りに作成できる
②と③を中心にやっていきましょう！
理解するべきグラフは3つだけ
①縦棒グラフ
データの大小を比較したいときに使うもの
良く目にするグラフではありますね！
横棒グラフも覚えた方が良いの？となるかもですが、縦棒グラフだけをしっかり知っておくだけで良いです。
【鉄則】
・項目に時系列がないときは縦棒グラフを疑う
・単純に量が多いか少ないかを比較したい場合
・項目軸の並び順は重要ではない
②折れ線グラフ
データの変化をみたいとき
推移を見たいとき
時間の経過とともに、増えているか減っているか、増減が急？穏やかになっている？など折れ線で結んでみなければわからないことを表現するときに使います。
【鉄則】
・項目が時系列に並んでいる
・項目に時系列があれば折れ線グラフを疑う
・時間の経過による増減がある場合は折れ線グラフが適している場合が多い
③円グラフ
全体の中で各項目がどれくらいの割合を占めているかを表現したい時に使います。
個々の増減ではなく、偏りやバランスを見る場合に使います。
細かな数値ではなく、ざっくりした全体に対する割合がわかればよいという目的であれば円グラフが適しています。
グラフを作ってみよう
①店舗ごとの売上金額
| 店舗名 | 仙台 | 利府 | 富谷 | 多賀城 | 塩釜 | 気仙沼 | 大崎 | 名取 | 石巻 | 涌谷 |
| 売上金額 | 20 | 30 | 30 | 40 | 60 | 80 | 90 | 90 | 80 | 60 |
縦棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフそれぞれで作成してみます。
各店舗のうち、大崎店と名取店がもっとも売れているという目的の場合
それをグラフで表すとしたら
折れ線だろうか、
折れ線だと推移はわかるし何とか読み取るとわかることはわかる。
円グラフだろうか
円グラフだと、割合になってしまうのでもっとも売れているかどうかはパッと見でイメージがしづらい。
その為、単純に大小を比較したい場合に使う、
縦棒グラフが一番適していると思われます。
②1年間の収入支出簿
1年間の収入と支出の推移を表すグラフを作成するとなった場合
いかなるグラフが適しているでしょうか。
円グラフは割合なので除外です。
推移を見たいという場合は折れ線を疑う、
時系列が入っている、折れ線かな…
でも、縦棒でもわかるかもしれないな…
一番ベターなのは折れ線グラフで表すことです。
そして今回は収入と支出なので、収入より支出が上回っている場合は割と問題だったりするので、その情報もわかるような内容にすべきだと考えられます。
そうすると、以下のような結論に至ります。
支出を縦棒、収入を折れ線グラフという複合グラフにまとめてみました。
これは逆でもわかるかもしれませんが、こうするとわかりやすいかもですよね。
あれ、そうすると6月が収入より支出が上回っていることがわかるぞ…
これの割合を見てみて原因を見てみよう。
食費が結構かかっていることが棒グラフから読み取れますね。
1年間の支出の内訳をみてより分析してみましょう。
積み上げ縦棒というグラフを使用して1月から12月までの支出内訳をグラフで表しました。
食費が6月に多いということは他の月と比べてもさらに実感するものとなりましたね。。。
いくつか問題をこなしていきながら、理解を深める練習をしていきました。
同じデータでも目的や役割の違うグラフを活用して分析を行っていくことも
グラフ作成の醍醐味、ですね☆彡
まとめ
何を使うかを考えるより、作成する目的を考えることが
何を使うかにつながってきます。
問題集やってもどのグラフを使うか指示がありますが、
そこ域を超えて考えていくと、喜びが生じます。
そして楽しくなってくると思います。
就労・自立支援ひらくでは
Word/Excel/PowerPoint等の事務スキルを身に付ける為の実践的な訓練
テキストの一歩先を行った実用的なスキルを身に付けて未経験の方でも
自信につなげています。
できることが増えるようになると
自分への自信がわいてきます。
就労移行支援では、準備する期間を有意義に過ごし
就職した後に「あの時、サムガリさんが教えてくれたヤツがこのことだったのか」など
響いてくれば幸いでございます。
今は自信がない、それで大丈夫です。
思っていることを行動に移すことそれだけまず一歩踏み出すことができれば
それが大変なのだと思いますが、
いつでもひらくはお待ちしております☆彡
お気軽にご連絡、ご相談お問合せください！
それでは、また！
この記事を書いたのは
支援員：サムガリ
就労・自立支援ひらく
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