【事務スキル⤴】侮るなかれ!データ入力作業を進める秘訣

メリークリスマス!

メリクリメリクリメリクリ!

 

 

就労移行支援ひらくでは実は

「事務職」就職される方が非常に多いです。

 

気になる方は就職実績に記載しておりますのでご覧くださいませ

就職実績

 

 

なぜ事務職就職に強いのか?については

こちらをご覧ください(*´ω`)

【精神障害 事務系就職率90%】事務職に強いひらくのワケ

 

 

どんな流れで就労移行支援ひらくで目指していくの?というところですが

 

【実際どんな流れ?】障害者雇用で事務職を就労移行支援ひらくで目指していく

 

ひらくの事務スキルアップ訓練とは

就労移行支援ひらくでは、

PC訓練や事務職を想定した訓練を実施しています。

「事務作業実践ジム」と呼ばれる事務作業を実際に足並みをそろえて同じことを行う事務作業講座もあれば、

個人に作業依頼をして事務スキルを磨いていただいております。

事務職にかかわらずだとは思いますが

正確に作業を進めるということはすごく大切なことです。

【ミス多発な方必見】事務仕事で飛躍的に正確性を高める方法

 

今回はもっと具体的に「データ入力作業」を大テーマに挙げます!

 

私、サムガリがメンバーさんが訓練している

データ入力作業日々添削やフィードバックを行いながら感じるところをまとめ

具体的なテクニックをご紹介したいと思います。

 

データ入力作業とは

データ入力の仕事は、主にパソコンへ数字や文字などのデータを打ち込む作業です。打ち込むデータは数字や和文、英文などさまざまで、職場によって異なります。入力していくフォーマットに関しても職場によってさまざまで、会社独自のソフトであったり、ワード、エクセルなどであったりします。データ入力とあわせて、データチェックなどを行う場合もあります。

よく解る!データ入力・タイピング【職種図鑑】

https://www.hatarako.net/contents/shokushu/detanyuryoku

 

 

データ入力で多いミス

・メールアドレスの入力ミス

普通に日本語ではないものが並んでいるので間違いが英数字はわりとミスが出やすいところ。

「_」(アンダーバー)と「-」(ハイフン)の打ち間違い

「.」の入れ忘れ

lとiの見間違い

 

・名字の間違い

たかはしさん 高橋さん 髙橋さん

さいとうさん 斎藤さん 齋藤さん 斉藤さん

わたなべさん 渡辺さん 渡邉さん 渡邊さん

など、同じ名前で微妙に違う漢字だったりするのでそこを思いこんで間違うケースがよく見られます。

 

・数字の入力ミス

英数字は強敵(とも)です。

 

・なぞのスペース

半角または、全角のスペースがごちゃごちゃになっている場合

全角、半角を意識しないでスペースを入れていると、混沌を呼ぶことがあります。

 

・思い込みの認識ミス

これは言わずと知れたミスです。思い込みがそうさせるのかなぁと思います。

 

 

どれだけ意識していてもミスは出てくるものです。

だって人間なのですから。

 

どんな時に出やすいのかというと

・慣れてきたとき

・うまくいっていると思い込んだ時

・完全にうまくいったと過信しているとき

・集中がうまく続いていないと感じるとき

・序盤と終盤は良いが、中盤の精度が下がる

 

過信と慢心と自信があるときこそ、データ入力の場合はミスを疑ってかかるようにしましょう。

それではデータ入力で優勝するための必勝法をお伝えします。

 

データ入力の必勝法

①集中力の使い方を効率よく

100データを任された場合、全部やってから確認作業を行うとすると

100を一気に確認するという作業になります。

一つのことに長時間集中するのはやっぱりどこかで集中の糸が切れてしまいがちです。

全集中、常中!

その過程で「確認を終わらせる」ことに目的がすり替わり、「ミスを確認する」ということがおろそかになってしまい、結果ミスを見逃してしまう確率が高くなります。

 

その為、人にはよりますが、

最終的なチェックはある程度必要にはなりますが、

100のデータ入力作業を細分化して

30、30、40ごとに一回確認作業を行うという手法を使うと、集中力が比較的持つ可能性が高まります。

入力!ある程度やった、確認、そして次また入力、ある程度やった!確認!よし

さらっと全体確認しよう!

というようになると集中力が持つ場合も多いと思います。

工程自体に工夫を入れるだけで、精度や見逃さない確率が高まるのではないでしょうか。

 

②セルフチェック法の確立

目視のみで確認するのではなく(これも人にはよりますが)

・心で唱える

・逆から確認する

などなど、前回の記事に説明したような気がしています。

 

③小休憩を取り入れる/ひと呼吸置く

ぶっ続けでやると、見逃す場合があります。

ひと呼吸おいて気持ちを落ち着けた状態で確認すると精度が上がります。

メールなども一度作成したあと寝かすと、修正点に気付いたりしますよね。

 

 

④完璧だという思い込みを捨て「間違いがあるものだ」という認識でいる

気持ちの面で「大丈夫だぁ」と思い込むと人は慢心から

見逃してしまう確率が高まります。

やったものの、間違いは絶対ある!という気持ちで取り組んでみてください。

そうしてみると、間違いがなかったとき、嬉しいです。

 

⑤わからないことは確認/質問する

自己解釈での間違いがないよう、どう考えればよいかわからないときは聞きましょう、そして確認しましょう!

 

⑥PC操作に慣れておく

入力操作に悪戦苦闘すると、それで精いっぱいになってしまい

他に手が回らないなんてこともあり得ます。

安心材料を増やすことで純粋に間違いの内容にデータ入力を進めるということが

精度を高めるきっかけにもなりますし、結果速度もついてきます。

 

 

 

まとめ

データ入力だからと侮るなかれ、やっていて感じますが、奥深い作業。

データ入力一つ一つ任された業務をしっかりと全うできるよう

丁寧に正確に作業を行っていきましょう。

 

それが認められると信頼が生まれます。

信頼が生まれると頼りにされます。

頼りにされると人間関係が円滑になります。

人間関係が円滑になると働きやすくなります。

働きやすくなると自信が生まれます。

自信が生まれると、嬉しい。

 

はじめはちっちゃいところからでも、一つ一つ頑張っていれば

上の人は見てくれています。

 

任されたところで鼻、花を咲かせていきましょう!

 

事務スキルアップしたい!

 

障害者雇用で事務職を目指していきたい

座り仕事でPCを用いた仕事をしていきたい

 

ぜひ、ひらくにご相談くださいませ。

まずは見て、聞いて、話すことで整理されることたくさんあると思います。

 

ひらくにてお待ちしております。

 

それではまた!

 

この記事を書いたのは

支援員:サムガリ

就労・自立支援ひらく

〒980-0801

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あなたの不安・悩みを誰よりも一生懸命、一緒に考るのが私達です。 「ひらく」に通うと、自分以外に自分の事を考えてくれる人が圧倒的に増えます。 社会人になると自分にアドバイスしてくれる人がいなくなりますから「ひらく」に通っている2年間は非常に貴重な時間となると思います。 就職支援はもちろんですが、これからの人生が良くなるよう向き合います。 考え方→発言→行動→習慣→性格→運命が変わるきっかけになると思います。