【実践問題有】メールの宛先TOとCCとBCCを使い分け!

 

ご自宅でお過ごしされている何かの肥やしになればよいなと

就労移行支援で実施したほっと一息ビジネスマナー講座で触れた

メールマナーについてご紹介したいと思います。

 

 

何気なくメールを送っている、受け取られている

普段の私生活でも何気なく『メール』は使われていると思います。

ビジネスの場でも、もちろんプライベートでも使う機会は多いと思います。

どんな場面においても、しっかりメールを活用できると

得なことがたくさんあります。

 

メールの送り方には大きく分けると

3種類あります。

 

それは何でしょう…

何かの肥やしになれば幸いです。

 

メールの宛先の考え方(TO/CC/BCC)

①TO(トゥー)

メインの送信対象

私はあなたに送っていますよ!の意思表示になります。

基本的に1対1のやり取りでは宛先をTOにするのが普通です。

 

 

②CC(カーボンコピー)

メールを共有しておきたい相手に使います。

「TOの人に送っているのだけれども、念のため、あなたにも見てくださいね」

と確認の意味も込めて送りたい時に宛先をCCにすることもあります。

CCで送られた方には基本的返信義務はありません。

CCで送られた方はTOでやり取りをしている内容のメールを見ることができます。

分かりやすい脳内イメージで言うと、

こどもたちが公園の砂場で遊んでいるところを、見守っているような感じでしょうか。

 

分かりづらいたとえでしょうか。

CCで送られた方は、TOでやり取りをしている状況を把握できます。

 

③BCC(ブラインドカーボンコピー)

 

他の人に知られずにメールを共有しておきたい相手に使います。

こっそりのお知らせ、他のアドレスが見えないように連絡したい方がいた場合に

宛先をBCCにして送ります。

BCCだけ特徴的なのですが

〇さんが△さんにTOで送り、×さんにCCで送り、□さんにBCCで送った場合

BCCで送られた□さんは以下の情報がわかります。

・〇さんが△さんにTOで送ったこと

・×さんにCCで送られていること

・〇さんが自分(□)にBCCで送られていること

3つの情報がわかります。

逆にTOやCCで送られている△さんや、×さんは、□さんにBCCで送られているということがわからないという状況になります。

 

わかりやすい脳内イメージで例えるならば、

子どもたちが公園の砂場で遊んでいるところを親が見守っている状況で

更に公園の外から子どもの友だちがのぞき込んでいるようなイメージです。

 

わかりづらい…でしょうか…

 

TOやCC、BCCの宛先の設定はどのようにするの?

最初に言っておくと、簡単にできます。

どのメーラーでも基本的には可能です。

・Gmailの場合

赤い線で囲まれたところが宛先です。そちらをクリックして普段メールを打たれていると思います。

 

そちらをクリックすると

 

 

宛先とCCとBCCが記載されている画面が出てきました。

ここまでくればあとは簡単。宛先はTOにあたるのでTOにあたる人のアドレスを入力。

CCで送りたい方にはCCの欄をクリックしてアドレスを入力

BCCで送りたい方にはBCCの欄をクリックしてアドレスを入力

 

して送信すればOKです。

 

肝心のメールのタイトルと内容を記載するのを忘れないようにしましょう。

 

 

就労移行支援ひらくで実施した確認問題

 

あなたは取引先のトマトさんにメールを送りました。

その際に上司のいちごさんにも共有する為、CCで送りました。

この時それぞれの視点でわかっている情報を考えてみましょう。

A.あなた視点から見ると

ア)トマトさんへTOでメールを送っていることが(わかるorわからない)

イ)いちごさんへCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

 

B)トマトさん視点から見ると

ウ)あなたからメールが来たことは(わかるorわからない)

エ)あなたからTOでメールが来たことが(わかるorわからない)

オ)いちごさんという方のアドレスが(わかるorわからない)

カ)いちごさんという方のアドレスがCCで送られていることが(わかるorわからない)

 

C.いちごさん視点から見ると

キ)あなたからメールが来たことは(わかるorわからない)

ク)あなたからCCでメールで送られていることが(わかるorわからない)

ケ)トマトさんへTOでメールを送っていることは(わかるorわからない)

コ)トマトさんという方のアドレスが(わかるorわからない)

 

あなたは、取引先のサクランボさんへ手続きのメールを送る予定です。このメールを念のためにパイン上司へ情報共有しろと言われているため、パイン上司へは、BCCで送ります。また、一緒に取引先へ訪問して取引も共同して動いていたためスイカ店長へはCCで送ります。この時それぞれの視点でわかっている情報を答えなさい

A.あなた視点から見ると

サ)サクランボさんへTOでメールを送っていることが(わかるorわからない)

シ)スイカさんへCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

ス)パインさんへBCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

 

B.サクランボさん視点から見ると

セ)あなたからメールが来たことが(わかるorわからない)

ソ)あなたからTOでメールが来たことが(わかるorわからない)

タ)スイカさんへCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

チ)スイカさんのアドレスが(わかるorわからない)

ツ)パインさんへBCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

テ)パインさんのアドレスが(わかるorわからない)

 

C.スイカ店長視点から見ると

ト)あなたからメールが来たことが(わかるorわからない)

ナ)あなたからCCでメールが来たことが(わかるorわからない)

ニ)サクランボさんへTOでメールを送っていることが(わかるorわからない)

ヌ)サクランボさんのアドレスが(わかるorわからない)

ネ)パインさんへBCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

ノ)パインさんのアドレスが(わかるorわからない)

 

D.パイン上司視点からみると

ハ)あなたからメールが来たことが(わかるorわからない)

ヒ)あなたからBCCでメールが来たことが(わかるorわからない)

フ)サクランボさんへTOでメールが来たことが(わかるorわからない)

ヘ)サクランボさんのアドレスが(わかるorわからない)

ホ)スイカさんへCCでメールを送っていることが(わかるorわからない)

マ)スイカさんのアドレスが(わかるorわからない)

 

 

実際に就労移行支援ひらくの中のほっと一息ビジネスマナー講座にて使用した問題です。

わかるか、わからないか、メールを送る側は、だれがどのような状況になっているのかしっかりと把握されていないと何か大きな一大事になりかねません。

どうでしょう、解けましたか?

 

まとめ

得になることで暇をつぶせる何かコンテンツを提供できないかと思いましたがいかがでしたでしょうか。

講座内でも話しましたが、

働いてから、CCやBCCを初めてみるという状況があると

ドキドキするし、覚えるのも大変だと思います。

だからこそ、当たり前のことを当たり前のように知っておくことが

働くことに対するストレスの緩和、そして自分自身への自信になると思います。

 

何か少しでも学ぶことを通して、得るものを増やしていく中で

働き続ける粘り強さや、自己肯定感を高めて、

企業で「●●さんがいないとダメなのだ」と言わせる位、貢献していけると

すごくみなぎると思います。

 

就労・自立支援ひらくでは、個別ブースでの訓練が多い印象ですが、働くために必要なビジネススキルを含めて就職の準備をしっかりと行って就職活動

そして、就職、長期就労の継続とつなげさせていただいております。

 

昨今の状況で、障害のある方ない方関係なしに、動きが鈍ってしまいがちですが、

自分の刃を研いで、とがらせて事態が収束した際に

えぐりこめるように自分を高めていきましょう。

 

就労移行支援ひらくでは、メンバーの皆さん刃を研いでおります。

 

そうですね、

問題の答えは

ぜひ見学やお越しになった際に、聞いていただければ回答させていただきます。

 

学校では教えてくれないビジネスマナーも学びながら、

一緒に就労へ移行して準備していきましょう。

 

それでは、また!

 

 

この記事を書いたのは

支援員:サムガリ

就労・自立支援ひらく

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ノースコアビル6F

☎022-725-7224

 

 

 

 

ABOUTこの記事をかいた人

宮城県仙台市の精神・発達障害の仕事・働くの就労を支援する事業所です。まずは事業所に通所する通勤訓練から、生活面の悩みや相談、対人、ビジネスマナーと並行して、座り仕事=パソコンで仕事した方を支援致します。特徴としては「ホームページ制作」を仕事にするWEB系カリキュラムとしてHTML・CSS・SASSの本格的に学べます。そして「アプリ開発」や「アンドロイド開発」のエンジニアを目指す「プログラミング」カリキュラムをJavaが得意な元エンジニアが講師致します。パソコンを使う障害者雇用を目指す方にお勧めです。