【IF関数】苦手なExcel関数を攻略し、事務職で活かす方法

 

目次

 

 

この記事を読み終わるとどうなる?

関数で苦手意識を持つ方が就労移行支援ひらくのメンバーさんには非常に多いという現状も踏まえて且つ

IF関数でつまずくという声も反映して

先日の土曜日にIF関数に特化したExcel関数特訓回を開催しました。

・事務職でPCを使って働くにはExcelも使えるようにならないと!

・Excel使ったことはあるけれど、関数で挫折する…

・Excelを使えるようになりたい!

その内容やノウハウをご紹介させていただきます。

 

 

IF関数に特化して抵抗感がなくなり

笑顔になること間違いなしです!

 

良く読めば…

 

Excel関数が苦手と言われるワケ

・そもそもの考え方が理解できない

・論理式が複雑で何を入れたらよいかわからない

・関数の中に関数がある場合もあって、長くなって辛い

・そもそも食べ物なの?

 

結構あらゆる場面でつまずきポイントが用意されているので

苦手意識が倍増してしまうという現象があって得意とされていない方が多いです。

 

じゃあどうすればよいのという話ですが

 

Excel関数を好きになる方法は2つ

一番大事なことは

便利だなと実感すること

です。

ただ使っているだけでは、頭に入ってきにくいです。

人は便利だ、得だと思わなければ使おうとは思いません。

携帯は電話もできるしアプリもできるし便利だからどんどん使っていきたいと思うものですが、便利ではないものを日々使っていくことはつらいものです。

 

これはこう、時短につながるから便利だ!

この場合だとすごく効率的で良いな!

と考えながら覚えていくようにすると好きになります。

 

更にもう1点あります。

苦手意識を持ってしまうとその時点で脳が受け付けなくなります。

入口でExcelのことを好きになることが大切です。

「これ使えるな」

「関数、好きだよ」と言うと

最初の抵抗感も減少し、

Excel関数もきっと応えてくれます。

 

精神論で申し訳ないです…

 

それでは具体的にどう覚えていくのが良いの?という話ですが

 

Excel関数を覚えるステップ

覚えるステップを3つにして考えていきます。

 

①問題の概要を理解する(何の為に理解するのか

このデータは何のために使うものなのか。

請求書や、評価表、出席表、登録者のリスト

データの用途はさまざまです。一体何のために作っているモノなのかを把握できているだけで、その先に取り組むことを的確に把握できます。

色んな資料のExcelのデータを見て、「なんのためのモノなのか」を把握する練習をしていきましょう。

 

②何を使えばいいのかピンとくる(パッと見て反射で

①が上手くできると、何の関数を使えばよいかが反射で出てきます。

どんな関数があるのかは知識としてある程度持っておくと素敵です。

IF、SUM、AVERAGE、RANK.EQ、VLOOKUP、COUNT、TEXT、ROUND

あたりは何ができるのかを把握しておきましょう。

先ほども説明しましたが、これを使うとどんな便利があるのかを考えながらイメージすると使いこなしやすいです。

 

③関数の中身の要領をつかむ(具体的なそれぞれの関数の中身の作り方

 

それぞれの関数の中身の作り方を把握する練習です。

Excel関数は良く、なんでこんな形で作らないといけないのと思われる方が多いですが、結構頭の中で文章化したものがそのまま当てはまるということが多いです。

作り慣れでもないですが、多少の練習は必要になるのかなと思います。

 

関数についての大筋の説明をしたところで次は

IF関数をマスターする為のテクニックをお伝えいたします。

 

IF関数とはなにか

難しく言うと、論理関数の一つ。条件を満たすかどうか判定し、真もしくは偽を返す関数です。

 

つまり、返す答えが一つではない場合に使う関数になります。

 

派生したものでいうと

特定の条件下で合計を出す場合 SUMIF

特定の条件下で数を数える場合 COUNTIF

特定の条件下で平均を出す場合 AVERAGEIF

などがありますが、

IF関数の考え方を十分浸透していれば他のIF系の関数もうまく使いこなせます。

 

IFそのものの英語の意味は

もしも~ならば、たとえ~としても、~ではあるが、~としても、~の時はいつでも

 

IF関数のとっておきの覚え方があります

頭の中で文章化したものをそのままあてがう

という方法です。

 

たとえば、「私が納豆を食べていたら、笑顔になる」

という場合をIF関数で落とし込むとします。

ちなみにIF関数の公式はこちら

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

さらに言語化すると

=IF(〇〇が〇〇だったら,こうする,そうじゃない場合はこうする)

です。先ほどの例をあてがってみます。

 

=IF(もし私が納豆を食べていたら,笑顔になる,笑顔にならない)

となります。

 

文章化し、言語化してまず内容を作成してみると頭の中で文章化したものそのままの順番で落とし込むことができます。

 

混乱してしまうことは

頭の中で処理しようとせず、言語化し文章化して関数の公式に当てはめてみると覚えやすくなります。

 

ぜひ実践してみてください!

 

ここまで説明した後

実際に文章化する練習を

DA P〇MP 様のif…という曲を使いながら

西〇カ〇 様の ifという曲を使いながら

文章化する練習をしました。

そして、実際に参加者全員で協力しながら実践問題にチャレンジしました。

全貌を知りたい方は個別にお問合せください。

 

実践問題に取り組まれて、多かったミスについてご紹介します。

 

IF関数の気を付けると良いポイント

真と偽のところに数字を入れるが、””(ダブルコーテーション)で囲ってしまっている。

条件が多くなり、IF関数の中にいくつIF関数を組み込めばよいかわからなくなる。

という方が少なくありませんでした。

 

①わからない時は文章化する

 

 

②数値は基本的には””で囲わなくて良い(””で囲うのは文字列のみ)

パッと見の見た目は変わりませんが、表示形式を変える際に戸惑うので

基本的には数値には””で囲わないようにする意識を持ちましょう。

 

③IF関数を組み込む数は条件の数ー1

基本的には、条件が2つであれば1個、条件が3つであればIFの数は2個、条件が10であればIFの数は9個になります。

 

Excel関数特訓講座の感想

・ちょっと好きになりました。

・文章化すると解けました。抵抗感がなくなりました!

・みんなで教え合いながら進めて、普段と違う感じでできてタメになりました。

 

お世辞でも言っていただけて感極まっていました。

週明けも復習として実施した実践問題を再度練習されている方や、もっと学んでいきたいと意欲溢れる姿も見ることができてやってよかったと再認識しました。

 

ありがとうございます・・・(涙

 

まとめ

就労移行支援ひらくでは、

障害をお持ちの方の就労までを支援する事業所です。

 

事務職に勤めたい方、PCスキルを身に付けて自信につなげ、働く自信に変えていきます。

事務職への就職率の高い、就労移行支援事業所です!

就職実績

頑張ってMOS取得をしたいと取り組まれたメンバーさんは、現在合格率100%です!

これはご本人の意欲とやる気が結びついた結果ではございますが、

楽しみながら、どんどん進めていければ、未来は確実に変わります。

 

お気軽にご相談、お問合せください!

ご一報お待ちしております(‘◇’)ゞ

 

この記事を書いたのは

支援員:サムガリ

就労・自立支援ひらく

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ABOUTこの記事をかいた人

あなたの不安・悩みを誰よりも一生懸命、一緒に考るのが私達です。 「ひらく」に通うと、自分以外に自分の事を考えてくれる人が圧倒的に増えます。 社会人になると自分にアドバイスしてくれる人がいなくなりますから「ひらく」に通っている2年間は非常に貴重な時間となると思います。 就職支援はもちろんですが、これからの人生が良くなるよう向き合います。 考え方→発言→行動→習慣→性格→運命が変わるきっかけになると思います。